POLA MANAJEMEN KOPERASI
1. Pengertian Manajemen dan Perangkat
Organisasi
· Pengertian Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement,
yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur."Manajemen belum
memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker
Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa
tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan
jadwal.
· Pengertian Koperasi
Pengertian
koperasi secara sederhana berawal dari kata ”co” yang berarti bersama dan
”operation” (Koperasi operasi) artinya bekerja. Jadi pengertian koperasi adalah
kerja sama. Sedangkan pengertian umum koperasi adalah : suatu kumpulan
orang-orang yang mempunyai tujuan sama, diikat dalam suatu organisasi yang
berasaskan kekeluargaan dengan maksud mensejahterakan anggota.
Koperasi
adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum yang berlandaskan
pada asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi. Kegiatan usaha koperasi merupakan
penjabaran dari UUD 1945 pasal 33 ayat (1). Dengan adanya penjelasan UUD 1945
Pasal 33 ayat (1) koperasi berkedudukan sebagai soko guru perekonomian nasional
dan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam sistem perekonomian nasional.
Sebagai salah satu pelaku ekonomi, koperasi merupakan organisasi ekonomi yang
berusaha menggerakkan potensi sumber daya ekonomi demi memajukan kesejahteraan
anggota. Karena sumber daya ekonomi tersebut terbatas, dan dalam mengembangkan
koperasi harus mengutamakan kepentingan anggota, maka koperasi harus mampu
bekerja seefisien mungkin dan mengikuti prinsip-prinsip koperasi dan
kaidah-kaidah ekonomi.
· Pengertian Manajemen Koperasi
“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang
mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan
menggunakan bantuan / melalui orang lain”.
Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat
berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.
Menurut G. Terry,
mendefinisikan bahwa :
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni
yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.
2. Rapat Anggota
Rapat Anggota merupakan syarat
bagi badan usaha yang bernama koperasi. Bukan bermaksud menggurui, tapi sekedar
mengingatkan. Bagaimana pelaksanaan Rapat Anggota sesuai ketetapan UU Koperasi
No 25/1992.
Bagi primer Puskowanjati, Rapat Anggota sudah menjadi hajatan rutin setiap
tahun. Kendati sudah menjadi agenda tahunan, tapi masih ada juga pengurus
primer yang begitu tegang tatkala menjelang dilaksanakannya Rapat Anggota.
Anggota yang hadir dalam rapat anggota seakan menjadi momok yang menakutkan.
Terutama ketika menginjak pada acara pandangan umum. Saat itulah Pengurus seakan
menjadi pihak yang diadili.
Pada pandangan umum itulah, berbagai kritikan, masukan ataupun usulan
disampaikan anggota. Hal tersebut ada yang disampaikan secara tertulis tapi ada
juga yang disampaikan secara lisan. Untuk pendapat anggota yang disampaikan
lewat tulisan sebagaimana tercantum dalam berita acara, biasanya sudah
disiapkan jawabannya oleh pengurus. Tapi untuk pernyataan yang disampaikan
secara lisan, inilah yang biasanya membuat pengurus terkadang tergagap bagi
yang tidak siap dengan materinya.
Hal tersebut biasanya terjadi pada saat Rapat Anggota Tahunan yang membahas
Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus dan Pengawas. Karena dalam forum itulah
pengurus harus mempertanggung jawabkan hasil kerjanya selama setahun. Saat
itulah biasanya pengurus deg-deg an. Wajar memang, karena tidak ada manusia
yang sempurna. Begitu pula pengurus dalam pengelolaan koperasinya. Dan wajar
pula bila anggota kemudian juga mempertanyakan ketidak sempurnaan tersebut.
Tapi kebanyakan pertanyaan anggota karena ketidak tahuannya.
Dengan demikian permasalahannya bagaimana membuat anggota faham terhadap
kondisi koperasinya. Dan bisa mengerti terhadap kendala yang dihadapi pengurus
dalam pengelolaan koperasinya. Dari kefahaman dan pengertian itulah yang
kemudian membuat anggota bisa menerima serta menyetujui LPJ.
Sementara pada Rapat Anggota membahas Rencana Kerja & RAPB biasanya juga
tidak begitu menegangkan. Karena dalam hal ini anggota biasanya hanya
menyampaikan usulan dan sedikit kritikan tentang rencana yang dibuat pengurus.
Kendati demikian ketegangan terjadi manakala, ada usulan yang dipaksakan.
Disinilah kemampuan penguasaan Pengurus tentang koperasinya akan teruji.
Bagaimanapun Pengurus harus faham tentang sistem yang diterapkan, tahu tentang
potensi dan kendala yang dihadapi koperasinya. Dengan demikian setiap usulan
yang disampaikan bisa cepat dianalisa berdasarkan potensi dan kendala yang ada.
Sehingga alasan yang disampaikan pada anggota adalah logis. Dan pada akhirnya
keputusan yang diambil bukan menjadi pemberat tapi menjadi pendorong bagi
koperasi untuk bisa terus berkembang.
Pada koperasi yang mempunyai anggaran cukup, biasanya Rapat Anggota
dilaksanakan 2 kali. Pada Desember biasanya Rapat Anggota untuk membahas
Rencana Kerja dan RAPB tahun berikutnya. Sedang pada Pebruari dilaksanakan
Rapat Anggota yang membahas LPJ Pengurus dan Pengawas. Sementara bagi koperasi
primer dengan anggaran pas-pasan, biasanya penyelenggaraan kedua jenis Rapat
Anggota tersebut dijadikan satu.
Sedangkan sesuai dengan ketentuan UU Koperasi No 25/1992, Rapat Anggota yang
didasarkan waktu dan tujuan dibagi menjadi Rapat Pembentukan Koperasi, Rapat
Rencana dan Pertanggung Jawaban, Rapat Anggota Luar biasa. Sementara didasarkan
waktu pelaksanaanya diatur dalam Psl 26, ayat 1 dan 2. Dalam ketentuan tersebut
Rapat Anggota diadakan paling sedikit 1 kali dalam setahun. Dan Rapat Anggota
untuk pengesahan LPJ diselenggarakan paling lambat 6 bulan setelah tahun buku
lampau.
Dalam UU No 25 tahun 1992 Pasal 21 ayat 1 juga disebutkan tentang perangkat
organisasi. Pada ketentuan tersebut yang dimaksud perangkat organisasi terdiri
dari anggota, pengurus dan pengawas. Pengurus dalam hal ini berperan sebagai
penyelenggara Rapat Anggota, memimpin dan mengendalikan persidangan, memaparkan
pertanggung jawaban, memaparkan rencana kerja dan rencana keuangan. Kemudian
juga menjawab dan menjelaskan pertanyaan peserta. Sedang peran Pengawas adalah
memaparkan hasil pengawasan, memaparkan rencana pengawasan dan menjawab serta
menjelaskan pertanyaan peserta.
Agar persidangan Rapat Anggota bisa berjalan, tentu ada rambu-rambu yang harus
dipatuhi. Untuk ketukan palu saja juga ada aturannya. Ketukan palu satu kali
sebagai keputusan. Sedang ketukan 2 kali sebagai tanda skorsing dan
pencabutannya, perpindahan pimpinan sidang. Ketukan palu 3 kali menunjukan
tanda pembukaan ataupun penutupan. Tapi bila ketukan palu lebih dari 3 kali
hali ini dimaksudkan untuk menenangkan forum atau minta perhatian forum.
Persidangan baru bisa dimulai bila qourum terpenuhi. Dalam tata tertib biasanya
disebutkan sidang Rapat Anggota dianggap syah bila dihadiri oleh
sekurang-kurangnya 50 % + 1 dari jumlah anggota yang diundang. Sementara
peserta sidang tentu diharapkan bisa menjaga tata tertib persidangan sebagai
etika forum. Selain itu mempunyai dasar dari tiap dialog yang dibangun. Untuk
itu peserta juga harus faham tentang tujuan persidangan.
Tapi bagaimanapun, pimpinan sidang akan sangat menentukan jalannya persidangan.
Untuk itu suatu yang wajib bagi pimpinan sidang agar menguasai materi
persidangan. Disamping itu juga menguasai tata cara sidang serta faham tujuan.
Pimpinan sidang juga harus mampu memfasilitasi kebutuhan forum dengan cara jadi
pendengar yang baik serta kritis. Namun pimpinan juga harus tegas pada
keputusan-keputusan yang telah diambil.
3. Pengurus
Pengurus koperasi dipilih dari
kalangan dan oleh anggota dalam suatu rapat anggota. Ada kalanya rapat
anggota tersebut tidak berhasil memilih seluruh anggota Pengurus dari kalangan
anggota sendiri. Hal demikian umpamanya terjadi jika calon-calon yang
berasal dari kalangan-kalangan anggota sendiri tidak memiliki kesanggupan yang
diperlukan untuk memimpin koperasi yang bersangkutan, sedangkan ternyata bahwa
yang dapat memenuhi syarat-syarat ialah mereka yang bukan anggota atau belum
anggota koperasi (mungkin sudah turut dilayani oleh koperasi akan tetapi
resminya belum meminta menjadi anggota).
4. Pengawas
Setelah memilih pengurus, barulah kemudian dibentuk tim pengawas tim
koperasi yang akan bertindak sebagai pengawas atas kinerja pengurus koperasi.
Dalam pelaksanaan tugasnya, pengurus harus melaporkan kinerjanya kepada
pengawas, tetapi pengawas harus merahasiakannya kepada pihak yang bukan anggota
koperasi. Kemudian, hasil dari pengawasan ini disampaikan dalam rapat anggota.
Untuk lebih mudah, mekanisme
pengawasan dilakukan sebagai berikut: anggota memilih ketua dan pengurus, lalu
ketua menentukan pengawas. Pengurus harus lapor kepada pengawas. Pengawas harus
melaporkan kepada ketua, dan ketua akan menyampaikan hasilnya kepada anggota.
Sehingga ada mata rantai pengawasan dalam koperasi tersebut, dan secara tidak
langsung semua anggotalah yang melakukan pengawasan.
5. Manajer
Pengertian istilah manajer untuk koperasi mulai
diperkenalkan di Indonesia pada akhir tahun 1970-an. Sesungguhnya sebelum tahun
tersebut, sudah banyak koperasi yang dalam pengurusan administrasi
perkantorannya diserahkan kepada seorang manajer. Namun, pada waktu itu istilah
yang digunakan adalah administratur. Seorang administratur memang seorang
manajer, tetapi kegiatannya cenderung ke arah kegiatan di bidang administratif
(ketatausahaan) dan masalah-masalah perkantoran lainnya. Sedangkan istilah
manajer koperasi yang muncul pada akhir tahun 1970-an dan berkembang pada tahun
1980-an, lebih terkait dengan kegiatan teknis operasional kegiatan usaha
koperasi.
Dalam batasan yang diberikan oleh Mary Parkeer
Pollet dalam Hedrojogi (2000) dikatakan bahwa “manajer itu mempunyai bawahan”,
jadi seorang mandor pun termasuk seorang manajer, karena mempunyai orang-orang
di bawahnya untuk diarahkan dan dikendalikan dalam rangka mencapai tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Koperasi yang sudah maju pada dasarnya memerlukan
tenaga manajer yang profesional untuk menjalankan kegiatan usahanya. Peranan
manajer dikaitkan dengan volume usaha, modal kerja dan fasilitas yang diatur
oleh pengurus. Besar kecilnya volume usaha merupakan batasan dan ukuran perlu
tidaknya diangkat seorang manajer. Untuk koperasi yang kegiatan usahanya cukup
besar dan komplek perlu mengangkat banyak manajer. Sedangkan bagi koperasi yang
masih sederhana kegiatannya maka cukup penguruslah yang sekaligus bertindak
sebagai manajer.
Rencana pengangkatan pengelola / manajer koperasi
harus diajukan dalam rapat anggota untuk mendapat persetujuan. Dalam hal ini
perlu ditegaskan bahwa yang dimintakan persetujuan adalah rencana pengangkatan
pengelola / manajer usaha. Sedangkan pemilihan dan pengangkatannya dilaksanakan
oleh pengurus koperasi.
Pengurus bertanggung jawab penuh dan harus memahami
keinginan para anggota dan merumuskannya dalam suatu kebijakan. Pengurus boleh
memberikan arahan-arahan kegiatan, sedangkan pelaksanaan detilnya harus
diserahkan kepada manajer. Manajer profesional dan mampu menggunakan dan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia yang berada dalam kewenangannya.
Manajer dapat diklasifikasikan menurut tingkatannya
dalam organisasi atau menurut ruang lingkup kegiatan yang dikelola manajer.
Dalam hal ini manajer dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) tingkatan, yaitu :
1. Manajemen Puncak (Top
Management)
Manajemen puncak bertanggung jawab langsung kepada
pengurus. Ia bertanggung jawab atas manajemen bidang usaha dari koperasi secara
menyeluruh. Dalam perusahaan swasta yang besar, mereka juga disebut juga
sebagai Chief Executive Officer (CEO).
2. Manajemen
Menengah (Middle Management)
Manajemen menegah ini memberikan pengarahan-pengarahan
kegiatan kepada manjer bawahan atau dalam hal tertentu bisa juga kepada
karyawan-karyawan operasional. Jika manajemen puncak menetapkan
kebijakan-kebijakan operasional dan pemecahan masalah lingkungan organisasi
mana manajer / manajemen menengah bertanggung jawab terhadap implementasi
kebijakan organisasi.
3. Manajemen Lini Pertama
/ Bawah (Lower Management)
Manajer lini pertama ini bertanggung jawab atas
pekerjaan orang lain (bawahannya) dan memberikan pengarahan kepada mereka.
Manajer yang baik harus memiliki kualifikasi sebagai berikut :
1.
Harus cakap dan memiliki technical
skill, dalam arti bawahan mereka harus mampu memecahkan permasalahan
sumber daya secara fisik (nyata).
2.
Memiliki executive skill, yaitu
mampu memecahkan masalah yang berkaitan dengan SDM.
3.
Harus kreatif, mampu menciptakan ide, metode atau
cara baru dalam pekerjaan, sehingga lebih efektif dan efisien.
4.
Mampu mempunyai pandangan jauh ke depan.
5.
Mempunyai jiwa kepemimpinan (leadership), sehingga
dipatuhi oleh bawahan.
6.
Memiliki organizational skill, sehingga
mampu menjabarkan kegiatan-kegiatan operasional.
7.
Mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
8.
Mampu bekerjasama dengan orang lain.
9.
Mampu memadukan dan mengakomodasi perbedaan
pandangan dari bawahan.
10.
Sedangkan tugas dan kewajiban
manajer dapat dijabarkan sebagai berikut :
1.
Memimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh
pengurus;
2.
Mengankat / memberhentikan karyawan koperasi atau
kuasa dan / atau persetujuan pengurus;
3.
Membantu pengurus dalam menyusun anggaran belanja dan
pendapatan koperasi;
4.
Melaporkan secara teratur kepada pengurus tentang
pelaksanaan tugas yang diberikan dan jika perlu dapat memberikan saran
perbaikan / peningkatan usaha yang dilakukan;
5.
Mempertanggungjawabkan mengenai pelaksanaan tugas
kepada pengurus koperasi.
6. Pendekatan Sistem pada Koperasi
MENURUT
DRAHEIM KOPERASI MEMPUNYAI SIFAT GANDA :
1. Organisasi dari orang –orang dengan unsur
eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial (Pendekatan sosiologi)
2. Perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai
layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (Pendekatan Neo Klasik)
